Quer ganhar dinheiro? Então, aprenda a gastar. Uma boa forma disso acontecer é começar a desenvolver o orçamento anual de sua sorveteria, que será o mapa do seu crescimento.

Uma empresa com as finanças controladas e projetadas terá base sólida para que os gestores ajam com o orçamento em mente e tomem decisões que não a coloquem em risco. Também é importante considerar as estimativas de receitas e despesas que farão parte do ano vigente.

Dessa forma, será possível distribuir os recursos necessários para cada setor ou projeto, conforme determinado no orçamento anual. Entenda a importância desse planejamento e como ele pode ajudar nos negócios. Leia a seguir.

Conheça o passo a passo do orçamento anual

Primeiramente, você precisa saber que o orçamento anual é uma ferramenta usada na gestão financeira com o objetivo de planejar os recursos monetários da empresa por determinado período. Com o planejamento é possível analisar de que maneira a receita será distribuída para pagar custos, despesas e investimentos.

O orçamento anual tem papel preponderante, inclusive, para atender aos cuidados básicos das finanças. Conheça as principais etapas logo abaixo.

1. Estude a situação atual do negócio

Tenha um software de finanças para que permita uma análise aprofundada da situação financeira da empresa do ano que terminou. Para isso, o gestor lançará todos os dados solicitados para que o programa processe as informações.

Com as receitas e despesas devidamente registradas do ano que terminou, o gestor terá um panorama para o orçamento do ano que se inicia, avaliando onde houve mais gastos, quais as melhores fontes de renda, quais produtos venderam mais, onde é preciso investir etc.

Relatórios bem detalhados trazem inúmeras informações para criar estratégias que aperfeiçoam os destinos dos recursos empregados pela empresa ao longo do ano.

2. Decida os indicadores

Para ter um orçamento anual completo dentro das estratégias da empresa é preciso decidir com quais indicadores serão trabalhados para elaborar o orçamento. Há denominadores de taxa de crescimento, volume de vendas, número de funcionários, contratações, taxa de expansão do negócio etc.

3. Projete cenários diferentes

O orçamento anual deve andar junto do plano de negócios, visto que ele projeta perspectivas para a empresa para o próximo período entre três a cinco anos.

Os dados são estimados dentro do balanço entre receitas e despesas para diferentes cenários econômicos e mercadológicos são capazes de ajudar a se prevenir para um o futuro que será otimista, realista ou pessimista.

Porém, o intuito não é fazer previsões, mas ter estratégias para contornar as adversidades, ou até mesmo, as oportunidades. Veja alguns exemplos:

  • o cenário otimista confirmará que os valores propostos estão corretos. Os gastos ficarão abaixo do planejado e as receitas superarão as expectativas, trazendo folga ao orçamento. O dinheiro extra poderá ser investido, usado para expandir alguma área da empresa, comprar ativos e até acelerar algum projeto que reverterá em crescimento para o negócio;

  • já no cenário realista não há surpresas e nem folga no orçamento, porém não haverá falta de recursos. A constatação dará referência para os demais cenários, deixando os gestores de sobreaviso;

  • no cenário de pessimismo, a realidade atual está errada, pois não será possível alcançar as metas e imprevistos ocorrem, como falta de dinheiro no orçamento. Por isso, quando fizer esse estudo, provisione uma margem de segurança para não ser pego de surpresa e não conseguir controlar a situação financeira.

4. Tenha margem de segurança

As projeções estão sujeitas a riscos e imprevistos, para evitar que atinja de forma séria as finanças de sua empresa. É indicado trabalhar uma margem de segurança para que seja possível controlar a situação, caso algo aconteça.

Como a previsão é criteriosa e baseada em dados e cálculos, as empresas, geralmente incluem uma margem de 15% a 20% no valor geral do orçamento anual.

5. Defina metas e prazos

Os gestores devem definir metas e prazos para controlar o desempenho de todos os setores da empresa na hora de fazer o orçamento anual. Desde despesas a ganhos, como a margem de lucro, volume de receita, índice de endividamento, custos fixos, variáveis e despesas extras. Claro, com números dentro da realidade do mercado e da estratégia organizacional.

6. Estabeleça os gastos previstos ao longo do ano

Considere os valores que a empresa terá, analisando tudo durante o período e considerando custos, despesas e capital para investimentos, com metas para que cada setor envolvido tenha segurança nas suas ações. Lembrando que os ônus também envolvem matérias primas ou recursos de produção ou prestação de serviços. Não se esqueça, também, das despesas cotidianas como água, luz, telefone e outras.

Não se esqueça de incluir no orçamento anual os valores do 13º salário e férias dos funcionários, bem como os impostos que deverão ser pagos durante o ano.

O orçamento facilita a exceção de ações preventivas para que os problemas orçamentários não atinjam a companhia caso as metas estejam próximas do seu prazo, mas longe de serem batidas.

7. Use ferramentas adequadas à gestão financeira

Invista em um bom software de gestão financeira para ter em tempo real a avaliação econômica de sua empresa. A plataforma gerará relatórios, fluxo de caixa, produtos mais vendidos e os que têm menos saída, investimentos em marketing e demais informações para seu orçamento anual.

Tudo isso facilitará as decisões sobre investimentos futuros, que podem trazer melhores resultados à empresa.

8. Monitore os resultados

Definir orçamento, implementar metas e ver os resultados só no próximo ano não é conveniente. Monitore e compare regularmente os retornos para desenvolver ações que corrijam problemas que possam aparecer e a empresa volte ao seu direcionamento.

9. Evite desperdícios

Aproveite que os relatórios estão prontos e verifique se há gastos desnecessários ou processos ineficientes dentro da organização. Modifique o que for encontrado para que isso não volte a ocorrer e atrapalhe o crescimento sustentável da empresa.

Definir o orçamento anual da sua sorveteria é imprescindível para seu negócio. Por isso, neste artigo você aprendeu como estudar a situação atual do negócio, a importância das metas e prazos, a escolha adequada dos indicadores, como estabelecer os gastos previstos ao longo do ano, a relevância das ferramentas compatíveis à gestão financeira e inserir uma margem de segurança no seu planejamento anual.

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